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>篇一：员工档案管理规定
员工档案管理制度规定
一、 管理目的
1、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
2、原则上公司所有的员工档案管理依本制度执行。
二、 人员定义
公司所有员工划分为四种：
档案依据四种人员采取相应的管理。
三、 档案文件定义
1．员工入职前及入职后提供的个人资料，简称员工个人资料。
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及入职后补充的资料（如学历变更的证书复印件）
2．员工入职前及入职后需与公司签订的合同及协议。简称员工协议文件。 依据不同类人员有不同的合同与协议
以上，包括但不限于，所有入职人员都必须提供以上资料，并保证完整、齐全、真实、整洁。
四、 档案收藏工具
在职人员每人使用一个档案袋，档案袋左上角贴上一片不干胶，并在不干胶上面使用黑色水笔清晰、端正的写上工号及姓名，工号写在姓名前面。档案袋之间以工号顺序排列。
五、 档案管理细则
1、档案的封面： 在职人员的档案封面都要贴上一份《档案管理清单表》，依据档案内容作标注，即有则打勾。《档案管理清单》见附件一。
2、档案内容的放置顺序
不同员工的档案均分为两叠，第一叠为员工个人资料，第二叠为员工协议文件。这两叠资料按照以下顺序分别用回形针夹好。
员工个人资料：身份证→学历证书、职称证书、英语及计算机等相关证书→
员工协议文件：劳动合同→
→转正资料 →合同续签文件，若存在一些文件没有包括在内的如职务发生协议、户口调动申请等，则按照事件的发生顺序排放在员工协议文件的后面。
3、档案资料的规格
资料原则上以A4为标准规格，若规格比A4小的，则以上方及左边为对齐标准；若规格比A4大的，则超出部分折叠为A4规格。
4、在职人员管理权限
A类人员的档案除总裁有特别规定外，一律由人力资源总监保管；
B类人员中的部门经理及人力资源部成员的档案由人力资源总监保管，但人力资源总监的档案由其上级人员保管。
5、档案管理需建立电子档及给相关人员复印件的。
若员工协议文件有存在以下较特别的内容时，需建立电子文档以方便的查询及工作衔接，如果这些内容有涉及到第三方的，原则对方应保存一份复印件。 a) 薪酬福利，即在相关协议中约定特别的薪酬福利，如：住房补贴、探亲
假的车费报销、电话补贴、住房补贴（公司帮忙付房租的）、合同期满兑现的福利等，这些需复印一份给薪酬专员或人力总监并建立在电子文档； b) 竞业协议，需备注在电子文档并写明竞业的年限；
c) 个人有涉及到薪酬福利的申请如住房公积金缴费比例申请，需备注在电子文档；
d) 培训协议，复印一份给培训专员，并把培训的后应增加的服务期及金额备注在电子；
e) 签订其他特别相关协议的并有必要建立电子档或给第三方人员的；
6、复职人员及返聘人员
复职人员及返聘人员应把原先的资料抽调出来，单独一叠夹好并放入新的档案中，为了便于SAP管理，复职人员及返聘人员的工号与原先的一致。
7、离职人员档案管理
1、员工办理离职时，负责办理离职手续的HR应查看档案及电子档案是否有特别规定会影响到目前离职事宜或离职后的事项规定。若存在特别的规定应及时反馈给上级及相关人员。
2、离职人员离职时签订的协议、离职移交表、离职申请的相关文件应放入其档案。
3、每月初3号前对上个月离职人员的档案进行分列管理：
A类人员及B类人员中的部门经理的离职档案，用文件夹装好，文件夹第一张增加张清单，注明离职人员的工号、姓名、部门、职位、离职日期信息。如果人数不多以一年或半年为一个季度为宜，并在文件夹的侧面贴上离职的年月。A类人员的离职档案由人力资源总监保管，保管期限原则上为永久保管；
B类人员除部门经理外及D类中的顾问、科室的离退休返聘人员的档案，按月份归集，同样用原档案袋装好，以工号为顺序放置。在工号为第一个人的档案上面放一张清单注明离职人员的工号、姓名、部门、职位、离职日期，侧面用一纸写上离职年月后，用一条绳子扎紧后再放入档案柜，保管期限至少为五年，十年为佳。
C类人员及D类的临时工、一线二线离退休返聘人员，他们的档案自离职日期起保管期为两年，按离职人员的月份抽出其档案逐份装订并放入统一的档案袋中，其档案袋封面贴上这些人的工号、姓名、部门、职位、离职日期信息。
六、 档案借阅权限
1、员工档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出人力资源部查阅时，应事先提交报告，说明理由，经人力资源部总监或分管领导批准后，严格办理登记手续，并按期归还。
2、任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。 借阅档案人严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。
3、若相关部门需要从档案中取证的，须分管领导批准后才能复制办理。
七、 档案管理员的职责
保证员工档案的资料及齐全完整、安全保密和使用方便。
八、 档案销毁
1、公司任何个人非经允许不得销毁员工的档案资料。
2、.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《档案资料销毁审批表》交分管领导批准后执行。
3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
4、在销毁公司档案资料时，必须派人力资源部的其他人监督销毁。
制订：人力资源部
批准：
生效日期：
篇2：员工自动离职如何处理才好
职工跳槽离职成为一个突出现象，造成企业人事管理的困境。在用人纠纷成诉后，法官也面临着定性模糊、事实认定难的问题。本文作者结合司法实践分析了企业员工自动离职的情形和性质，并提出了相应解决思路。
一、自动离职与解除合同的区分
根据《关于企业处理擅自离职职工问题的复函》规定，自动离职是指劳动者终止劳动关系时不履行解除手续，擅自出走离岗，或者解除手续没有办理完毕而离开单位。例如，因辞职或要求解除合同未被同意，便擅自出走；或未说明原因不辞而别；或受优厚待遇诱惑而擅自“跳槽”等。
首先，自动离职区别于劳动者单方解除劳动合同。我国劳动合同法第三十七条规定了在法定情形下，劳动者享有预告解除和即时解除劳动合同的权利。第三十八条第二款规定，在用人单位以暴力、威胁或者非法限制人身自由的手段强迫劳动者劳动，或者用人单位违章指挥、强令冒险作业危及劳动者人身安全的情形下，劳动者可以立即解除劳动合同，不需事先告知用人单位。也就是说，除劳动合同法第三十八规定的情形外，劳动者在行使预告解除权和即时解除权时均应告知用人单位。而劳动者自动离职的行为若不符合上述无需事先告知用人单位的情形，给用人单位造成损失的，应当按照劳动合同法第九十条承担相应的赔偿责任。 其次，自动离职区别于用人单位解除劳动合同。由于劳动者自动辞职后，双方劳动关系是否解除处于不确定状态，用人单位难以以辞职确定解除劳动关系的事由，实践中，用人单位往往以自动离职为由作出解除劳动合同的决定。
最后，自动离职也区别于双方协商一致解除劳动合同。根据劳动合同法第三十六条的规定，用人单位与劳动者协商一致，可以解
除劳动合同。作为一种双方行为，无论是劳动者首先提出解除还是用人单位首先提出解除，只要对方同意达成一致意见，均可解除劳动合同。因此双方协商一致解除劳动合同的首要条件就是劳动者和用人单位之间的合意，而劳动者自动离职与用人单位按自动离职处理均不属双方合意解除。
因此，自动离职并不必然产生法律效果。在不符合法定情形下，自动离职是劳动者违法解除劳动合同的行为，用人单位可基于法律规定要求劳动者赔偿损失。用人单位基于劳动者这一事实行为作出解除劳动合同的决定，属用人单位单方解除劳动合同的行为。
二、自动离职的认定与处理
用人单位以暴力、威胁或者非法限制人身自由的手段强迫劳动者劳动，或者用人单位违章指挥、强令冒险作业危及劳动者人身安全的情形下，劳动者自动离职的行为属依据劳动合同法第三十八条第二款的规定解除劳动关系，可以依照劳动合同法第四十六条要求用人单位支付经济补偿。
劳动者在自动离职时，未提出解除劳动合同系基于劳动合同法第三十八条第一款规定的情形，其自动离职的行为应当推定为因个人原因离职。单方解除劳动合同后，劳动者要求用人单位支付经济补偿金的请求不能得到支持。
劳动合同纠纷中最主要的争议在于按自动离职处理引发的争议，即用人单位对未按规定履行请假手续而擅自离岗且无正当理由的劳动者，依据本单位劳动规章制度单方解除劳动合同引发的争议。从劳动争议处理实践来看，按自动离职处理的情形主要有：一是因劳动者本人原因不辞而别，这里的本人原因包括身体素质、业务素质、沟通能力、家庭变故、生活环境等因素；二是劳动者无故旷工达到一定期限，其中“旷工”是指未按规定履行请假手续而擅自离岗且无正当理由；三是劳动者出国逾期未归。
对以上行为进行审查时需注意以下几个方面：
1.自动离职事实的确认
认定劳动者自动离职应把握三点:第一，劳动者有离开企业且在规定时限内不愿回企业的主观意愿；第二，未履行相关手续或虽履行了手续但未经企业批准；第三，超过规定的时限。最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》第六条和《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十三条均规定，因用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生劳动争议的，由用人单位负举证责任。作为管理者，用人单位始终处于主动地位，故用人单位应就其有关职工“自动离职”的主张承担举证责任。例如，江苏省高级人民法院《关于审理劳动人事争议案件的指导意见（二）》第十四条规定：“劳动者主张被用人单位口头辞退，而用人单位主张是劳动者自动离职，由用人单位就劳动者自动离职的事实负举证责任，用人单位不能举证证明的，由其承担不利后果。”用人单位可以通过提供制作完备的考勤表来证明劳动者无正当理由未提供劳动的事实。
2.用人单位解除劳动合同的合法性审查
劳动者未按规定履行请假手续而擅自离岗且无正当理由，其行为是不符合法律规定的；按自动离职处理，是用人单位依据本单位劳动规章制度单方解除劳动合同的行为。因此，审查用人单位解除劳动合同的合法性，同样要审查用人单位作出解除劳动合同依据的规章制度的合法性，即是否经过民主制定程序，是否已公示或者告知劳动者，规章制度的内容是否具有合法性，另外用人单位解除劳动合同的决定应当已告知工会，并送达至劳动者。
3.倾斜保护劳动者权益与平衡用人单位利益
用人单位作出解除劳动合同的决定的原因是劳动者的违法行为，在审查这类案件时，不仅要强化用人单位的举证责任，防止用人单位违法解除不存在自动离职事实的劳动者，也要考虑用人单位在劳动者自动离职的情形下作出解除劳动合同行为，防止企业损失扩大，维护用工稳定。如企业生产经营需要的技术、管理骨干不顾企业利益擅自“跳槽”，这就不仅仅是按自动离职处理，还要按劳动法规追究其赔偿责任；如企业生产富余职工多，在认定时就需多加分析，着重考察员工未提供劳动是否具有正当理由。对于劳动者严重违反劳动纪律的，用人单位可以按照劳动法第二十五条第二项的规定解除劳动合同。如，《浙江省高级人民法院民一庭关于审理劳动争议案件若干问题的意见》第四十五条就规定，对劳动者无正当理由未办理请假手续，擅自离岗连续超过十五日，用人单位规章制度已有规定的，按有关规定执行；用人单位规章制度无规定的，用人单位可以劳动者严重违反劳动纪律为由，解除劳动合同。